Рано или поздно любой бизнес оказывается перед необходимостью выбора программного обеспечения, полностью соответствующего как текущим, так и перспективным задачам автоматизации управления и учета. Далее мы рассмотрим решение этого вопроса с помощью наиболее распространенной в России системы «1С: Предприятие».
Несмотря на индивидуальные особенности каждой компании, основные бизнес-процессы в них схожи. Опыт многих специалистов, работающих в сфере автоматизации предприятий, дает возможность определить основные принципы подбора необходимых программ. Применение этих принципов, в свою очередь, позволяет руководству компании самостоятельно и быстро разработать план перехода на новую систему.
В решении этой задачи можно выделить три важных компонента. Первое – четкое определение характеристик компании и выбор соответствующего им программного пакета. Второе – актуальность перевода компании на новый уровень автоматизации. Третье – экономическая обоснованность необходимых вложений.
При определении характеристик компании учитываются следующие факторы:
- структура;
- род деятельности (например, производственная, торговая и пр.);
- количество персонала;
- навыки персонала;
- объем документооборота;
- подразделения, которые будут оснащаться новой информационной системой;
- сфера применения системы и операции, которые будут автоматизироваться;
- наличие сотрудников, не имеющих подключения к локальной сети.
В целях экономии времени с собранной информацией можно сразу обратиться к партнерам фирмы «1С», непосредственно занимающимся установкой, конфигурированием и техническим обслуживанием систем. На основании анализа перечисленных выше факторов специалисты предложат наиболее подходящие для вашего случая программные продукты.
Для тех же, кто хотел бы самостоятельно вникнуть в особенности пакетов «1С», мы предлагаем краткий обзор их базовых версий.
«1С: Предприятие 7.7» - профессиональная система, позволяющая решать самый широкий спектр задач, связанных с управлением и учетом, независимо от рода деятельности компании. В рамках этой системы клиент может выбрать, в частности, следующие программные продукты:
- «Торговля и Склад» - позволяет вести учет всех видов торговой деятельности, от формирования первичных документов до аналитических отчетов;
- «Бухгалтерия» - обеспечивает автоматизацию всего бухгалтерского учета, предназначена для массового применения на предприятиях всех форм собственности;
- «Зарплата и Кадры» - состоит из компоненты «Расчет» и типовой конфигурации «Зарплата + Кадры» и позволяет рассчитывать заработную плату и вести кадровый учет;
- «Производство + Услуги + Бухгалтерия» - типовая конфигурация, ориентированная на автоматизацию учета малых и средних предприятий с соответствующим спектром деятельности;
- «Финансовое планирование» - включает необходимые средства для стратегического и оперативного планирования денежных потоков, всестороннего анализа и прогнозирования финансового состояния;
- Комплексная поставка – объединяет все перечисленные компоненты в единое информационное поле, обеспечивая автоматическую передачу данных по торговым операциям и расчету заработной платы в бухгалтерский учет.
«1С: Предприятие 8.0» - система автоматизации и управления нового поколения. В ней выделяются следующие основные компоненты:
- «Управление торговлей» - обеспечивает управление продажами и закупками, складскими запасами, денежными средствами и ценовой политикой, а также анализ эффективности торговли;
- «Бухгалтерия» - позволяет вести бухгалтерский учет по нескольким организациям с различными системами налогообложения, проводить подготовку, проверку и сдачу отчетности, вести учет операций с платежными картами;
- «Зарплата и управление персоналом» - автоматизирует расчет заработной платы и управление финансовыми мотивациями, кадровое делопроизводство и планирование потребностей в персонале, мероприятия по обучению и аттестации сотрудников;
- «Управление производственным предприятием» - объединяет в едином информационном поле все области учета и управление, с разграничением доступа, контролем данных и защитой от дублирования.
WEB-расширение предоставляет доступ к данным удаленным пользователям, в том числе и не имеющим установленной платформы «1С: Предприятие». Доступ может быть осуществлен через существующий web-сайт или web-приложение, автоматически сгенерированное системой на основе существующей конфигурации.
При выборе программного продукта нужно обязательно учитывать перспективы развития компании, чтобы не оказаться уже в ближайшем будущем перед необходимостью нового апгрейда.
Разберем теперь вопрос актуальность перевода компании на новое программное обеспечение.
Необходимость в повышении уровня автоматизации бизнес-процессов возникает в следующих случаях:
- применяемый софт больше не соответствует возросшим объему и уровню сложности решаемых задач; следствием этого становится недостаточный контроль над отдельными сторонами деятельности предприятия и многочисленные ошибки в данных;
- увеличение интенсивности документооборота требует существенного повышения производительности прикладных программ и более удобного интерфейса, хорошо адаптированного к выполнению необходимой работы;
- для обеспечения эффективности контроля и управления возникает потребность в постоянном и быстром предоставлении аналитической информации (отчеты, моделирование, прогнозирование) по всему спектру деятельности компании;
- механизмы работы предприятия и перспективы его развития четко определены и, соответственно, определены требования к программному обеспечению.
В заключение рассмотрим экономическую обоснованность финансовых затрат на приобретение новых программ.
Применение современных высокотехнологичных программных продуктов открывает новые пути для сокращения расходов с одной стороны и увеличения доходов компании – с другой.
Сокращение расходов достигается за счет следующих факторов:
- за счет использования мощной электронной системы учета и управления с понятным и удобным интерфейсом появляется возможность принимать на работу сотрудников с более низкой квалификацией и соответственно, более низкой зарплатой; тот же фактор позволяет уменьшить (или не увеличивать в случае расширения предприятия) количество управляющего персонала всех рангов;
- вследствие этого сокращаются и затраты на оборудование рабочих мест;
- благодаря единому информационному полю, «прозрачности» и взаимозависимости данных сокращается число ошибок, которые приводят порой к ощутимым убыткам.
Очевидному увеличению прибыльности компании при этом способствуют:
- повышение скорости выполнения всех операций и, как следствие, повышение производительности; время, необходимое для решения той или иной задачи может уменьшиться на порядок;
- быстрый и легкий доступ к самой полной информации, обеспечивающий совершенно иной уровень отношений с клиентами, а также позволяющий оценить эффективность конкретного сотрудника;
- защита информации от непредвиденных обстоятельств и недобросовестных действий сотрудников; разграничение прав доступа позволяет также определить для каждого сотрудника открытую для контроля область ответственности;
- открывающиеся новые возможности, как, например, работа с системой с удаленного рабочего места или использование интегрированного в систему интернет-магазина.
Таким образом, затраты на новое программное обеспечение не только быстро окупится, но и приведут к существенному повышению доходов.
Резюме. Очевидно, что современные системы автоматизации учета и управления и, в частности, программные продукты семейства «1С: Предприятие», подобранные в соответствии с особенностями компании, обеспечат вашему бизнесу эффективное и стабильное функционирование и уверенное руководство.
